無職が #DroidKaigi 2018のスタッフをした話 - ReDo

2018年2月12日

無職が #DroidKaigi 2018のスタッフをした話

droidkaigi-2018-day1.jpg

DroidKaigi 2018おつかれさまでした。
今回はせっかく無職だからということでスタッフ参加をしました。

過去のDroidKaigiのスタッフ側のエントリについては、@hotchemi(2015)@mgmix5(2016)@roishi2j2(2016)@iwata_n(2017)@tnj(2017)あたりが詳しいです。

このエントリもこのへんに近いものを想定して書きましたがとりとめがなくなりました。以下、適当にどうぞ。

○スタッフ参加の理由

・面白そうだから
・どうやってるのか気になったから
・知り合いいっぱいいるしコミュニケーションコスパフォが高く、効率よく面白さを味わえるだろう

○具体的な仕組み・手法と感想など

<ミーティング>
・月に1回、定例MTGをリアルで実施
・開催が近づくと月2回になって、直前はSlack上でIssue棚卸しだけ毎週開催されてた
・リモートはhangout参加、途中からSlackコールになった(人数制限の都合だったはず)
・Slackコール(音声通話・ビデオ通話・画面共有)はかなり使い勝手がよかった

<コミュ二ケーション>
・Slackで班毎にチャンネルをつくってやりとり
・引用やメンションが便利
・リアクションアイコンが豊富で画面占有面積に対して情報密度をあげられる、便利
・あまり使ったことがなかったけど、All ThreadsのUIは悪くないのでホイホイスレッドで盛り上がるのが良さそう
・一方、細やかにチャンネルが別れていて黙々と仕事している感が強いので知らない人と雑談はしづらい
・とか思ってたけど #会話歓迎部屋 をさっき知った(アレー?)
・過去の情報掘り出しには向かない印象

<タスク管理>
・GitHubのIssue
・「子Issue」vs「1Issue内でTODOリスト管理」は後者の方がいい。通常のITプロジェクトのようにバグ曲線と収束とかないし(工数が任意には増やせない)、共通的な難易度設定で優先度管理を・・・みたいなのはうまくいかない。自担当のIssueが全部Chromeのタブとして開きっぱなしになると、子Issueで泣きそうになった。1タブに全部書いてあったほうが閲覧はしやすい。
・担当班別のタグの他、「たすけて」「コメントください」といったステータスタグがよく機能していて便利だった
・一方、マイルストン設定はベストじゃない感があるけど現行で仕方ない感があった。物理的(日程的)マイルストンと、論理的(定義したプロセス的)マイルストンが混ざっていたが、最終的には前者に収束されていった。

<データ・情報共有>
・Google Driveでファイルを共有、テキストノウハウはKibelaのWikiに記載。
・Kibelaは若干「まとめて見やすく編集しておく」必要があって、過去のGitHub IssueをHOWTOとしてまとめ直しておくのは限度があった。おわった今が整理するタイミングなのかもしれない。
・時間がなくなってくるとGoogle Driveに雑にファイルが置かれていく。しかたない。
・議事録をリアルタイムにDocsで書くの最高、これ以上不便なやり方で議事録書くのもうできなくなりそう。
・Google Driveはファイル名が命。タイトルで何が書いてあるかわかると検索性が良い。

<当日マニュアルと指揮系統>
・スタッフ全員分のスタッフ名×時間帯の巨大なタイムテーブル(行動表)をスプレッドシートで作って班担当(人数配置)を割り振り、判・担当別マニュアルをDocsで充足させていく
・行動表は2/7から数えてDay.0 Day.1 Day.2の3日分用意された、十分機能した
・Day.0のマニュアルが整備不足だった、電源・搬入チェック・設営、いずれも当日現場でリーダ決めて説明して、作業完了度が定量的に把握できない感じになってしまった。
・新規スタッフは過去の「議事録」と「マニュアル」を全部読むのがいいと思う。僕は当日まで他班のマニュアルを読んでいなかったため、「他のチームが何をしているのか」「どのようなマニュアル外のトラブルが発生しうるリスクがあるのか」の想像力がかなり不足していた。Day.0からDay.1の午前あたりでやっと全部読んでこの想像力がメキメキ上昇した。

○時系列と自担当
・グッズ(バックパネルとロールアップバナー)
・企画(Day.1パーティのくつろぎコーナー)
・搬入搬出(Day.1ホールの車)
・当日:Day.1 ホール(配置、車搬入搬出)
・当日:Day.2 ルーム(司会補佐)

2017.06
スタッフに参加した。

2017.07
担当を決める顔合わせミーティングにてグッズ班となった。
(スキルの問題もあって)技術的な観点ではなく、イベントプロセス的な観点での裏方の活動を見たかったのでセッション、会場、サイト、アプリ以外を希望した。
なお、最初の担当であるこのグッズ担当は当事者意識の不足からくる「それ忘れてた/単にやってなかった」がこのあとにポコポコ発生してしまい、自分的にはイマイチうまくやれなかったと思っている。

2017.08
グッズ班としてこの時期はそこまで(パンフレットとか名札とか他班との連携がガチなやつはリーダ陣が担当していた)忙しくなかったのもあって、定例ミーティングには参加していなかった。

2017.09
@ka_oriiiリーダーのキックのもと、バックパネル(スポンサーロゴが入った登壇者の後ろに立ってるやつ)とロールアップバナー(布がぐるぐる巻きにされてるのを引っ張り出してつっかい棒で立てるやつ)の担当として作業を始めた。
バックパネルは納期もスポンサー確認もあってプロセスはそれなりにセクシーだった。

2017.10
企画の人数が少ないということでドナドナされて@teshi04リーダーの企画班に入る。グッズ班の担当は継続した。
パーティでホールを埋める最初の企画会議ですでに下記の配置AAが書けているので約束された勝利だった気配がある。

kikaku-map-aa.png

技術書典3(2017.10.22)に魂をとられていたら、見積もり作業の期限をさっくりぶっちぎったorz。無職力でカバーした。

2017.11
Tシャツとパーカーのカラバリとサイズ、レディースシルエット対応などの話で業者選定の再検討が必要そうになって、緊急性がありそうだったので自分で手を挙げて担当した。
個人的にはやたらと慌てた気持ちで対応したが、最終的には「リアルで布を確認・相談できる店に行く(しかもそれに俺は参加していない)」で落ち着いた。なんでもリモートや非同期コミュニケーションで済ませようとしてはいけない。

2017.12
企画の見積もりと発注まわりで期日ギリギリ作業の連発となった。
Webページで値段確認できるし「DroidKaigiの日に空いているかどうかの確認」が一番大事な話だろう、と勝手に考えていたが、Webサイトに載っていない「搬入・搬出費用」がものすごく幅があることが正式見積もり依頼をしてはじめて判明した。

当日のホールでのパーティのように搬入タイミングも搬出タイミングも細かく決めることができて(そして安い)業者はあまり多くなさそう。
畳や野点セットはイベント向けのレンタル業者なので自前でトラックなどの運搬手段を抱えているが、こたつは季節物レンタル家電業者が担当なので、「宅配便使うので細かくは指定できない」ばっかりなのである。
完全に読みが甘かった話で、「できることは先にやれ」であるorz

このあたりから班またぎの残課題が増え始めて、徐々に「ホール班」の地獄が見えてきていた
1. パーティ時のホールをどう埋めるか細かく計画する必要がある
2. ホールでのセッションを含め椅子や机の配備をめっちゃ細かく計画して、さらにベルサール側と共有する必要がある
3. 車で何がきて何がでていくのかきちんと計画して外部の業者を制御する必要がある

2018.01
ロールアップバナーのデザイン作業・発注依頼などをした。
この際の依頼指示が不正確でロールアップバナーとつっぱりポスターに2017 Nougatロゴが混じることとなったorz
こまけぇこたぁ(ry いやほんとすいません

企画担当からの流れでDay.1ホールの車搬入搬出担当を拝命する。過去経緯わからないし外部の方は当然期待通りには動いてくれないし一番テンパった。
結果、1月末はロックマンばりの滑り込みギリギリムーブを連発、よくぞ事故らなかった。

2018.02

2月に入っていったん手持ちタスクがなくなったのでハンターに就職した。想像力が貧困だった。

party-mini-fc.png
あの不思議空間は@mhidakaのめっちゃ適当な依頼で実行された。

○当日の様子

2018.02.07 Day.0(前日)

前述したがDay.0はマニュアル整備不足で効率が上がらず準備未完がチラホラあり、「Day.1朝で取り返すぞ!」な感じだった。

2018.02.08 Day.1

「椅子だからケガとかはだいじょうぶだろう」と思っていたが、手の脂をもってかれて皮が剥けた。途中からきちんと軍手した。

ホール班は本当に全てがギリギリだった。
開始時刻遅れの影響で昼食用の椅子運びが30分から20分に短縮が決まった際にはダメだと思ったが、参加者含めたみんなの協力でなんとかなった。想定よりみんな5Fに上がってしまい、結論としては運ぶ必要そのものがあんまりなかったっぽいのは気にしない。
車の搬入も想定外のことばっかり起きてやきもきしたけど、結果としては逃げ切れたことにしたい。
パーティも誘導に色々課題はあったものの、内部の配置や開催中の状況はかなりよかったと思っている。搬出が心配でアルコールは乾杯以外我慢したけど、欲を言うとこんなにご飯状況が良いなら一般参加で飲み続けていたかったw
撤収・搬出はもっとぐだぐだと全てが進まない覚悟をしていたが、全てが前倒しでさっくり完了してしまった。
帰り道、「これはまぁ勝ったと言っていいでしょ」とニヤニヤできた。

2018.02.09 Day.2


Day.1で全ての体力を使い果たしていたところに通勤ラッシュで朝一が一番グロッキーだった。


○感想

・徐々にわかる範囲が増えていった後半はそれなりに仕事ができたと思っている
・ただし、無職力を活かしたパワー対応も多く、もっと効率よくコストを下げないと有職時にこれをできる気はしない
・正直に言うとかなり大変だったので、効率厨の僕としては次回も絶対やるぞ!とは今の時点では言いづらい気持ちがある
・ただし、同様のことをやろうとした際に、「これはもっとうまくやれる」って考えてしまう可能性は・・・

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